De Mandelstreek telt heel wat mooie buitenlocaties. Een boomgaard, hoeve of weide aan de rand van Roeselare kan met de juiste voorbereiding veranderen in een sfeervolle plek voor een buurtfeest, trouwfeest of kleinschalig festival. Zo’n tijdelijke feestlocatie biedt veel vrijheid, maar vraagt ook meer voorbereiding dan een bestaande zaal.
Bekijk het terrein met andere ogen
Een locatie kan er op een zonnige namiddag perfect uitzien. Dat betekent nog niet dat ze geschikt is voor tientallen of honderden bezoekers. Ga daarom bij voorkeur na een regenbui kijken. Je ziet dan meteen waar water blijft staan en welke delen drassig worden. Controleer daarnaast of leveranciers het terrein gemakkelijk kunnen bereiken. Een vrachtwagen met tentmateriaal, sanitair of een koelwagen heeft meer manoeuvreerruimte nodig dan een personenauto. Ook de route voor bezoekers verdient aandacht. Laat hen bij voorkeur niet met glazen of feestkleding over een hobbelig, onverlicht pad lopen.
Een stretchtent past goed bij een tijdelijke buitenlocatie, omdat het doek op verschillende manieren kan worden opgespannen. Daardoor kan de opstelling worden aangepast aan bomen, gebouwen en de vorm van het terrein. Bespreek wel vooraf waar de palen en verankeringen kunnen komen. Ondergrondse leidingen, verharding en perceelgrenzen kunnen de mogelijkheden beperken.
Deel de feestplek op in zones
Een leeg terrein nodigt uit om alles vrij neer te zetten. Toch wordt de locatie overzichtelijker wanneer je vooraf enkele duidelijke zones bepaalt.
- Ontvangst en circulatie
Voorzie een herkenbare ingang en houd de looproute naar de tent vrij. Denk ook aan gasten die minder goed ter been zijn. Rijplaten, een tijdelijke vloer of een verhard pad kunnen voorkomen dat zij door gras of modder moeten lopen.
- Eten en drinken
Plaats de bar dicht genoeg bij de gasten, maar niet midden in een belangrijke doorgang. Foodtrucks en cateraars hebben bovendien ruimte nodig voor bevoorrading, afval en elektriciteitsaansluitingen. Een aparte route voor leveranciers voorkomt dat zij tijdens het feest tussen het publiek moeten rijden.
- Muziek en rustige gesprekken
Niet iedere gast wil de hele avond naast de luidsprekers staan. Richt daarom naast de dans- of podiumzone ook een rustiger gedeelte in. Bij een stretchtent huren kun je eventueel informeren naar een opstelling met een open zijde richting het podium en een meer beschutte loungehoek aan de andere kant.
Bereid je voor op vier seizoenen op één dag
West-Vlaams zomerweer laat zich niet altijd voorspellen. Regen is de meest voor de hand liggende zorg, maar ook felle zon en wind kunnen het comfort beïnvloeden. Bepaal daarom vooraf hoeveel gasten werkelijk droog en beschut kunnen staan. Reken niet alleen op de ruimte direct onder het doek, want daar moeten mogelijk ook tafels, een bar of een buffet komen. Denk daarnaast aan:
- Een stevige vloer op een zachte of ongelijke ondergrond;
- Zijwanden voor de richting waaruit regen en wind worden verwacht;
- Veilige verlichting langs paden en bij het sanitair;
- Kabelgoten op plekken waar bezoekers lopen;
- Een plek waar natte jassen en paraplu’s kunnen worden neergelegd;
- Een alternatief programma bij uitzonderlijk slecht weer.